メール処理はInbox Zeroをモットーにする

2008年 8月 17日

メールの仕分けは、しないのが得策 : ライフハッカー[日本版], 仕事も生活も上手くこなすライフハック情報満載のブログ・メディア

仕事の生産性についての執筆が多いマーリン・マンさんは、メールボックスのメールの量をゼロにしよう! というInbox Zeroを提唱し、グーグルの社員研修でも講演したりしているのですが、最近のコラムでも、メール術を語っています。

それは「メールの仕分けは、しないように!」というもの。なぜかというと、メールを見て、区分を決めて、整理するのは非生産的な作業だから。

僕も「メールの仕分けは、しないように!」という提案には大賛成です。また、Inbox Zeroについても以前(といってもかなり前ですが)YouTubeで動画も見て、多いに納得しました。

Inbox Zeroの説明:
Email: Merlin Mann presents “Inbox Zero”

ただ、この記事を見て、以前同じような事が書いた記憶があるなあと思い出し、自分のブログを検索してみたところこのような投稿を発見。

DD:Doing Different: メールの処理方法で仕事のやり方が分かる

■メール処理ルール
 1.受信トレイを会社を帰る時には空にする
 2.読んだメールや返信済みのメールは一つのフォルダに全て保存
 3.すぐに返信できないメールや返信待ちのメールは”チョイ待ち”というフォルダで管理

この管理をするようになってから、メールの処理が格段に早くなったと感じています。

当時は”保存”と”チョイ待ち”という2つのフォルダ管理でしたが、今はちょっと増えて”保存”と”要返信”と”返信待ち”の3つで管理しています。

”保存”はInboxに入ったメールで処理済みのメールをどんどん入れていきます。過去のメールを探したい時はMicrosoftの検索ツールで検索してます。(Google Desktopでもいいのですが、Outlookとの親和性を考えると僕はMicrosoftをお薦めします。)

”要返信”はすぐには返信できないけれど1日から2日以内に返信しないといけないメールを入れておきます。(メール数としては1日数件程度です。)

”返信待ち”は自分から相手にメールした際に相手の同意が必要なメール、例えば訪問日程の連絡待ちのようなメール、を入れておきます。(これは相手にメールを送信する際に自分のアドレスをCCに入れておき、そのCCメールをこのフォルダに入れておきます。)
相手から返信が届いたら、このフォルダに入っているメール(自分をCCに入れたメール)を削除します。

今はこの運用が自分には”しっくり”きている感じです。

Outlookのようなメールソフトについては日々接する時間が多いのですが、意外と効率が悪い運用をしている方も多いと思います。
メール処理のような日々発生する作業をいかに効率よくこなせるか、あるいはその処理をいかに効率よくしようと努力するか、が生産性を高める第一歩になると思います。

メール処理で”もっとこうしたら効率的!”というものがあったら教えてください!!

■今日の出来事
今日は昨日までの暑さがウソのような気温でしたね。久しぶりにクーラーを使わない日となりました。

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GTD創設者デビッド・アレンさん来日記念イベントに行きたいが・・・

2008年 6月 2日

GTD創設者デビッド・アレンさん来日記念イベントを行います | IDEA*IDEA

さてちょっとしたお知らせ。GTDの創設者、デビッド・アレンさんが来週あたりに来日します。あわせて6月13日(金)、19:30~から赤坂付近にてイベントを行う予定です。

このイベント、かなり行きたい。。。

GTDについては僕自身も実践しているし、関連している本には結構目を通している方だと思ってますが、やはり作った本人から直接話が聞けるのは本を読むのとは全く違う経験ができますからね。

来週は火曜日からロス→サンフランシスコの3泊5日という少し強硬な海外出張のためちょうど金曜日は日本にいないんですよ。。。

どなたか参加される方がいたら、詳細を教えていただけると助かります。

■今日の出来事
出生届も無事に提出。泰麒は僕たち二人の家族になりました。


iPod touchにW-SIMを接続ですと!!!

2008年 3月 5日

novi’s Blog iPod touch に W-SIM を接続してみた

Going My WayのKengoさんのTwitterで知った記事なんですが、この方すごいですね。

iPod touch のシリアルポートが簡単に使えることが分かったので今度はW-SIMを接続してみました。
iPhoneが待てない人はやってみるといいかもしれませんw

って、”簡単に使える”のが何故分かったのか分かりません!!!

iPod touchってSDKが6日(あっ、今日か。。。)に出たら、ますますこの手のハックが出てくるのでしょうかね。6日のAppleの発表が楽しみになってきました。

■今日の出来事
今日は朝早くから仕事をしたけど、思ったよりも終わらなかったなあ。。。明日は今日以上にてきぱきと仕事をせねば。。。


いつでもネットとつながる生活からの脱却

2007年 11月 19日

■いつでもネットとつながる生活からの脱却

Life is beautiful: 「便利になるとストレスが上昇する」という不思議なジレンマ

Blackberryを持つと会社のメールに24時間いつでもどこでもアクセスできるようになる。その意味では「とても便利なデバイス」なのだが、まさに ここに書いてあるような副作用がある。パソコンからメールにアクセスしている限り、1時間に1回ぐらいチェック出来れば十分なのだが、常時接続状態の Blackberryを持つと、それが24時間いつでもどこでもメールが入って来た瞬間に『ブルブル』と知らせてくれるようになる。そうなると、食事中だ ろうと、ミーティングの最中だろうと、車の運転中だろうと、Blackberryが「ブルブル」とメールの受信を知らせると、どうしてもすぐチェックした くなるのが人間の心情だ。

外出中の時は会社に届くメールを携帯へ転送しているのですが、常にメールに追われている感じがありますね。じゃあ、やめればいいじゃない?とも思うのですが、一度転送を行うとそれが習慣になってしまいなかなか止める事ができませんでした。
しかし、やっぱりよく考えると転送は便利ですが、そこまでしてメールを確認する必要はないな、と思い始めました。以前は夜中でも枕元にある携帯がなり、それで目を覚ましてしまう事もありましたから。

ということで、会社のメールを携帯へ転送するのは明日で止めようと思います。(今日できないのは会社にPCがあるからです。。。)

Push型が便利な時もありますが、やはりメールはPull型にすることにより自分のペースで仕事ができると思います。

■今日の出来事

ドコモもauもいいかげんにメールアドレス設定の仕様を直せ。
という記事が気になりました。
まさか、DocomoとAUのメールアドレスがRFCに準拠していないとは。。。Softbankは大丈夫なようですね。


ケータイハックス-いつでもどこでも仕事術

2007年 11月 14日

■ケータイハックス-いつでもどこでも仕事術

30分くらいで読めてしまった本。うーん、立ち読みでよかったかも。

内容は携帯を使ってメモを取る方法、そのメモをGmail等と連携させる方法、携帯のボイスレコーダー活用方法等が紹介されているのですが、意外と知っている方法ばかりだったので目新しいものはなかった感じ。まあ、色々なHack本を読んでいるからかなあ、と思ったり。

ちなみに携帯でスケジュール管理は僕的にはちょっと抵抗がありますね。来年からは「超」整理手帳というアナログツールでスケジュールは管理しようと思ってます。なかなか全てをデジタル管理できないですね。

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■今日の出来事

明日からは池袋で開催のCRMデモ&カンファレンスに参加します。多くの方が来場するんだろうなあ。


チームハックス – 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術

2007年 8月 24日

週末に読もうと思っているのが、この「チームハックス」。

個人的には色々なHackにチャレンジしているつもりですが、それをチームでやろうとするとなかなかうまくいかないなあ、と感じていました。身近な課題だけに読むのが楽しみです。

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Lifehacker インターネット時代のワークスタイル改善術!

2007年 8月 8日

相変わらずLifehack系の本は好きなんだなあ、と感じる今日この頃。

英語版を購入しようと思っていたのが半年ほど前ですが、日本語版が出てくれてちょっと安心しました。(英語だと最後まで読めない可能性が高かった。。。)

メールのリマインダー機能を利用する等の自分でも実際に活用している例が紹介されていると、やはりこの手段は役に立っているんだと実感します。

この手の本は始めからきちんと読むというより、パラパラと読みながら自分が使えそうなHackを実際に使ってみるといった方法がよいかと思っています。

自分が活用しているLifehackをブログで紹介するのもよいかなと思ったんですが、それはまた今度ということで。

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