メール処理はInbox Zeroをモットーにする

メールの仕分けは、しないのが得策 : ライフハッカー[日本版], 仕事も生活も上手くこなすライフハック情報満載のブログ・メディア

仕事の生産性についての執筆が多いマーリン・マンさんは、メールボックスのメールの量をゼロにしよう! というInbox Zeroを提唱し、グーグルの社員研修でも講演したりしているのですが、最近のコラムでも、メール術を語っています。

それは「メールの仕分けは、しないように!」というもの。なぜかというと、メールを見て、区分を決めて、整理するのは非生産的な作業だから。

僕も「メールの仕分けは、しないように!」という提案には大賛成です。また、Inbox Zeroについても以前(といってもかなり前ですが)YouTubeで動画も見て、多いに納得しました。

Inbox Zeroの説明:
Email: Merlin Mann presents “Inbox Zero”

ただ、この記事を見て、以前同じような事が書いた記憶があるなあと思い出し、自分のブログを検索してみたところこのような投稿を発見。

DD:Doing Different: メールの処理方法で仕事のやり方が分かる

■メール処理ルール
 1.受信トレイを会社を帰る時には空にする
 2.読んだメールや返信済みのメールは一つのフォルダに全て保存
 3.すぐに返信できないメールや返信待ちのメールは”チョイ待ち”というフォルダで管理

この管理をするようになってから、メールの処理が格段に早くなったと感じています。

当時は”保存”と”チョイ待ち”という2つのフォルダ管理でしたが、今はちょっと増えて”保存”と”要返信”と”返信待ち”の3つで管理しています。

”保存”はInboxに入ったメールで処理済みのメールをどんどん入れていきます。過去のメールを探したい時はMicrosoftの検索ツールで検索してます。(Google Desktopでもいいのですが、Outlookとの親和性を考えると僕はMicrosoftをお薦めします。)

”要返信”はすぐには返信できないけれど1日から2日以内に返信しないといけないメールを入れておきます。(メール数としては1日数件程度です。)

”返信待ち”は自分から相手にメールした際に相手の同意が必要なメール、例えば訪問日程の連絡待ちのようなメール、を入れておきます。(これは相手にメールを送信する際に自分のアドレスをCCに入れておき、そのCCメールをこのフォルダに入れておきます。)
相手から返信が届いたら、このフォルダに入っているメール(自分をCCに入れたメール)を削除します。

今はこの運用が自分には”しっくり”きている感じです。

Outlookのようなメールソフトについては日々接する時間が多いのですが、意外と効率が悪い運用をしている方も多いと思います。
メール処理のような日々発生する作業をいかに効率よくこなせるか、あるいはその処理をいかに効率よくしようと努力するか、が生産性を高める第一歩になると思います。

メール処理で”もっとこうしたら効率的!”というものがあったら教えてください!!

■今日の出来事
今日は昨日までの暑さがウソのような気温でしたね。久しぶりにクーラーを使わない日となりました。

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