メールの処理方法で仕事のやり方が分かる

現在の会社ではOutlookをメインメールソフトとして利用しています。たまに他の人のOutlook使用方法を見る事がありますが、皆さん色々な方法でメールを管理してるんだなあ、と。
例えば、、、
 ・お客様毎にフォルダを分けて管理
 ・月毎にフォルダを分けて管理
 ・送信者毎にフォルダを分けて管理
 ・受信トレイに過去メールが保存されたままで管理 など

僕も上記の管理方法も試しましたが、どうもしっくりしない感じが続いていました。
そして色々と試行錯誤の上、たどり着いたのが以下のようなルールを作り管理することでした。

■メール処理ルール
 1.受信トレイを会社を帰る時には空にする
 2.読んだメールや返信済みのメールは一つのフォルダに全て保存
 3.すぐに返信できないメールや返信待ちのメールは”チョイ待ち”というフォルダで管理

この管理をするようになってから、メールの処理が格段に早くなったと感じています。
まず、1.受信トレイを会社を帰る時には空にする、というのはシゴタノでも取り上げられていますね。

シゴタノの受信トレイを空に保つための5つのルールより
いま読まなくてもよいメールは、受信トレイにあってはならない

まさにそのとおりです。受信トレイに多くのメールを残していると、それらに目が移り気になってしまいます。その数秒の思考が頭のエンジンのかかり具合を悪くします。

次に2.読んだメールや返信済みのメールは一つのフォルダに全て保存、ですが、僕の経験からすると過去のメールを読み返すのはそんなに多くないのではないかという事です。ただ、過去メールを読むケースもあるので、それに対する備えをしておけばいいと思います。

その際に必要となるのが、GoogleやMicrosoftから出ているデスクトップ検索ソフトです。僕は始めはGoogle Desktopを使っていましたが、Outlook内で全て完結できる(他のウィンドウが出てこない)という点から、今はMicrosoftのデスクトップ検索を利用してOutlookを検索しています。
これを利用すれば、過去のメールもほとんど一発で検索可能ですから、どのフォルダにしまったかどうか等を気にする必要がありません。

通常だと1.と2.だけでも十分対応可能なのですが、日々のメールではどうしても他の人からの返信を待って回答しないといけないメールもありますよね。
その場合の回避策が”チョイ待ち”フォルダです。

という訳で、僕はOutlookでは主に受信トレイとチョイ待ちフォルダしか確認しません。
受信トレイに入ったメールは、、、
 1.すぐに回答できるものはその場で回答し、そのメールはすぐに保存フォルダへ移動
 2.すぐに回答できない場合は、チョイ待ちに移動
という2つの処理でメールを判別可能となります。
受信トレイが空になったところで、チョイ待ちをドンドン処理するという流れです。

現在はこの方法がしっくりきてますが、他の方の使い方でよりよいものがあれば、どんどん取り入れていきたいと思っています。

メールという日々の仕事で最も使うツールはより効率化していきたいものですね。

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